Carrières

PME MTL Est-de-l’Île a pour mission de favoriser l’essor économique et le développement de l’emploi de l’Est de Montréal, en offrant des services-conseils et du financement aux entrepreneurs en démarrage et aux chefs d’entreprises existantes, en plus de réaliser des projets structurants pour le développement économique et de l’emploi de son milieu. PME MTL Est-de-l’Île travaille en étroite collaboration avec les six pôles du réseau PME MTL et les autorités municipales, provinciales et fédérales. Les services sont déployés par une équipe dynamique, polyvalente et professionnelle.
Supérieur immédiat : direction générale

SOMMAIRE DU POSTE

Relevant de la Direction générale, l’adjoint(e) administratif(ve) – réception et secrétariat assiste la direction et l’ensemble du personnel de PME MTL Est-de-l’Île par la prise en charge des tâches administratives, de services à la clientèle et de secrétariat du bureau. Il (elle) est notamment chargé(e) d’accueillir les visiteurs, référer les clients, inscrire des participants, saisir des données, effectuer des suivis auprès de la clientèle et offrir un soutien logistique au personnel dans la gestion des projets. Il (elle) assure la logistique du bureau et de son matériel et offre un soutien à la direction générale et à l’ensemble du personnel. Ses fonctions l’appellent aussi à assurer la logistique des salles et des événements et à soutien nos services de comptabilité.

LES FONCTIONS

• Assurer l'accueil des visiteurs, répondre aux appels, évaluer leurs besoins, offrir de l'information générale sur l'organisation, ses services et programmes et orienter la clientèle
• Recevoir, distribuer le courrier et assurer le traitement de la correspondance (courrier et courriels) selon les politiques de services à la clientèle
• Saisir des données dans les différents outils de gestion et tenir régulièrement à jour les listes de contacts
• Recueillir des données sur les clients, leur satisfaction des services reçus et les résultats générés des services
• Assurer le classement et la tenue des dossiers et archives corporatives imprimés et électroniques
• Offrir un soutien à la direction générale et à l’ensemble du personnel notamment en assurant des liens avec la clientèle, les partenaires et les fournisseurs
• Apporter un soutien lors de l’organisation d’événements et d’activités
• Assurer le secrétariat du conseil d’administration et organiser la logistique de certaines activités, telles réunions, assemblée générale et autres comités
• Réviser, éditer ou rédiger des documents corporatifs (mémos, communiqués, lettres, présentations, publications, rapports ou tout autre document de relations publiques)
• Assurer la vérification orthographique de plusieurs documents et la conformité des documents selon les normes et politiques de l’organisation
• Voir à la préparation et l'entretien des équipements de bureau (téléphonie, télécopie, photocopies, imprimantes, …) et, lorsque des réparations sont requises, effectuer des recommandations et prendre les dispositions pour qu'elles soient effectuées dans les meilleurs délais
• Assurer la logistique du centre d’affaires et de sa clientèle, en informant les clients des modalités, en assurant la préparation et la remise en état des salles et du matériel et en organisant la logistique des réservations
• Appuyer nos services de comptabilité

LE PROFIL RECHERCHÉ

• Diplôme en secrétariat ou bureautique et un baccalauréat est un atout
• Un minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire et une attention particulière sera accordée aux candidats ayant au moins cinq à 10 années d’expérience acquise dans une fonction semblable.
• Excellente maitrise du français parlé et écrit
• Maitrise des outils de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) et une connaissance de Salesforce, SAGE Simple comptable, Survey monkey, Formstack, Notarius-Consigno Cloud, sont des atouts.
• Connaissance du milieu des affaires, du développement économique, des acteurs socioéconomiques de l’Est de Montréal sont des atouts

Les experts de PME MTL Est-de-l’Île recherchent des collègues engagés autant humains que superhéros qui font preuve d’un grand souci pour le service à la clientèle, de dynamisme et d’efficacité. Nous serons tous complices de votre arrivée dans notre famille professionnelle!

La personne recherchée doit être en mesure d’offrir un service à la clientèle hors pair. Elle doit faire preuve d’initiative, de rigueur, d’une grande capacité d’adaptation et se réalise par le soutien à valeur ajoutée qu’elle offre à ses collègues. Elle est appelée à gérer plusieurs priorités à la fois et fait preuve d’un sens aigu de l’éthique. La personne doit faire preuve d’autonomie, d’efficacité et posséder des forces en matière d’organisation du travail, en plus d’être systématique dans les suivis auprès de l’équipe, des clients, partenaires et fournisseurs.

CONDITIONS DE L'EMPLOI

• Contrat de 18 mois jusqu’en avril 2025 – Liée à un congé de maternité
• Poste à temps plein sur une base de 35 heures par semaine
• Horaire de base : lundi au vendredi 9 h à 16 h (pourrait être appelée à disponible parfois le soir et le matin pour la tenue d’événements) – Congé les vendredis après-midi durant l’été
• Salaire compétitif et avantages sociaux selon les politiques en vigueur notamment un régime d’assurances collectives et un régime de retraite simplifié
• Horaire d’été, congé durant la période des Fêtes, activités d’équipe, etc.
• Travail fait à nos bureaux situés au 7305, boul. Henri-Bourassa Est
• Entrée en fonction prévue : le plus rapidement possible

Prière d'envoyer votre CV à : emploi.est@pmemtl.com