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  1. West-Island 1675, autoroute Transcanadienne
    Bureau 301
    Dorval, QC H9P 1J1
    514 426-2888
  2. Centre-Ouest 1350, rue Mazurette
    Bureau 400
    Montréal, QC H4N 1H2
    514 858-1018
  3. Grand Sud-Ouest 3617, rue Wellington
    Verdun, QC H4G 1T9
    514 765-7060
  4. Centre-Ville 630, rue Sherbrooke Ouest
    Bureau 700
    Montréal, QC H3A 1E4
    514 879-0555
  5. Centre-Est 6224, rue Saint-Hubert
    Montréal, (Québec) H2S 2M2
    514 723-0030
  6. Est-de-l'Île 7305, boulevard Henri-Bourassa Est
    Bureau 200
    Montréal, QC H1E 2Z6
    514 494-2606
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Carrières

Adjoint(e) administratif(ve) – Réception et secrétariat

PME MTL Est-de-l'Île

Joignez-vous à notre équipe

Travailler avec nous, c’est rejoindre une équipe dédiée à l’entrepreneuriat, l’économie et l’emploi, du plus grand territoire de développement montréalais, à vocation économique. Intégrez une équipe d’experts qui fonde son approche sur le service personnalisé et le dynamisme, pour soutenir ses clients dans l’adoption des meilleures pratiques d’affaires. Engagés et animés par l’innovation, nous sommes les instigateurs de projets structurants et déployons notamment la seule symbiose industrielle de l’Agglomération. Soucieux de maintenir un milieu agréable et collaboratif, notre environnement de travail se veut polyvalent et convivial où les horaires de travail flexibles permettent un bon équilibre de vie.

Description du poste

L’adjoint(e) administratif(ve) – réception et secrétariat assiste la direction et l’ensemble du personnel de PME MTL Est-de-l’Île par la prise en charge des tâches administratives et de secrétariat du bureau. Il (elle) est notamment chargé(e) d’accueillir les visiteurs, référer les clients, inscrire des participants, saisir des données, effectuer des suivis auprès de la clientèle et offrir un soutien logistique au personnel dans la gestion des projets. Il (elle) assure la logistique du bureau et de son matériel et offre un soutien à la direction générale et à l’ensemble du personnel. Ses fonctions l’appellent aussi à assurer la logistique des salles et des événements.

Responsabilités

  • Assurer l'accueil des visiteurs, répondre aux appels, évaluer le besoin, offrir de l'information générale sur l'organisation, ses services et programmes et assurer l'accueil des visiteurs et diriger les clients
  • Recevoir, distribuer le courrier et assurer le traitement de la correspondance (courrier et courriels)
  • Saisir des données dans les différents outils de gestion et tenir régulièrement à jour les listes de contacts
  • Recueillir des données sur les clients, leur satisfaction des services reçus et les résultats générés des services
  • Assurer le classement et la tenue des dossiers et archives corporatives imprimés et électroniques
  • Offre un soutien à la direction générale et à l’ensemble du personnel notamment en assurant des liens avec la clientèle, les partenaires, les fournisseurs et les médias
  • Soutenir l’organisation des événements et activités
  • Assurer le secrétariat du conseil d’administration et organiser la logistique de certaines activités, telles réunions, assemblée générale et autres comités
  • Réviser, éditer ou rédiger des documents corporatifs (communiqués, lettres, présentations, publications, rapports ou tout autre document de relations publiques)
  •  Assurer la vérification orthographique de plusieurs documents et la conformité des documents selon les normes graphiques de l’organisation
  • Voir à la préparation et l'entretien des équipements de bureau (télécopieurs, photocopieurs, imprimantes, …) et, lorsque des réparations sont requises, effectuer des recommandations et prendre les dispositions pour qu'elles soient effectuées dans les meilleurs délais
  •  Assure la logistique du centre d’affaires et de sa clientèle, en informant les clients des modalités, en assurant la préparation et la remise en état des salles et du matériel et en organisant la logistique des réservations.

Profil de compétences

  • Diplôme en secrétariat, bureautique ou communication.
  • Une priorité sera accordée aux candidats ayant au moins trois à cinq années d’expérience acquise dans une fonction semblable.
  • L’excellente maitrise du français et de l’anglais de même que des outils de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) sont essentielles et une connaissance de Salesforce, Survey monkey, Notarius-Consigno Cloud, Simple comptable sont des atouts.
  • Connaissance du milieu des affaires, du développement économique, des acteurs socioéconomiques de l’Est de Montréal sont des atouts

Les experts de PME MTL Est-de-l’Île recherchent des collègues autant humains que superhéros qui font preuve d’un grand souci pour le service à la clientèle, de dynamisme et d’efficacité. Ils seront complices de votre arrivée dans notre famille professionnelle!

Pour compléter notre équipe d’experts, les candidats recherchés font preuve de créativité et démontrent une maitrise des nouvelles approches de communication, d’excellentes aptitudes pour développer et maintenir des relations d’affaires harmonieuses et durables, a un fin sens politique, d’un grand souci pour le service à la clientèle et le travail d’équipe. La personne ciblée fait preuve de polyvalence, de flexibilité dans ses approches, de dynamisme, organisation, efficacité, autonomie et d’une capacité de travailler sous pression et d’œuvrer sur plusieurs dossiers à la fois. Elle doit avoir la possibilité d’utiliser son véhicule personnel dans le cadre de ses fonctions, peut se déplacer sur l’ensemble de l’agglomération de Montréal et maitrise les logiciels de la série Office, des médias sociaux et des outils électroniques.

Conditions

  • Poste régulier : 5 jours par semaine.
  • Hors pandémie, la personne doit être disponible parfois le soir et le matin pour la tenue d’événement
  • Salaire compétitif et avantages sociaux selon les politiques en vigueur
  • La date d'entrée en fonction : dès que possible.

À propos de PME MTL Est-de-l'Île

Acteur de premier plan dans le soutien au démarrage et à la croissance des petites et moyennes entreprises, PME MTL Est-de-l'Île offre du financement, un accompagnement et de la formation aux entrepreneurs des arrondissements d'Anjou, Montréal-Est, Montréal-Nord, Rivières-des-Prairies–Pointe-aux-Trembles et Saint-Léonard. PME MTL Est-de-l'Île est l’un des six pôles du réseau de soutien aux entrepreneurs de l’île de Montréal. Le réseau PME MTL a pour mission de stimuler l’activité économique locale en favorisant le développement de l’entrepreneuriat et de l’emploi sur le territoire montréalais.

Comment postuler

Prière d'envoyer votre CV à : emploi.est@pmemtl.com

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