Parole d’expert! | 22 juin 2017

Préparer le déménagement de son entreprise

Les meilleurs trucs pour réussir son déménagement

Vous avez sûrement déjà expérimenté un déménagement au moins une fois dans votre vie. N’était-ce pas là un événement marquant et stressant? On s’en doute. Imaginez maintenant ce que ce pourrait être que de déménager une entreprise… Une opération qui est non seulement complexe, mais qui expose aussi toute l’équipe à une série de problèmes potentiels. Pour les esquiver, vous n’aurez qu’à retenir et appliquer un mot : planification.

Le déménagement d’une entreprise revêt une importance aussi grande que celle du choix de son nouvel emplacement ou de l’aménagement des installations. Et comme c’est le cas à ces étapes, une erreur pourrait s’avérer coûteuse pour l’entreprise.

Pour que le souvenir de cette aventure soit positif, mais aussi pour vous permettre de bien dormir avant, pendant et après le processus, préparez votre déménagement avec soin, en vous concentrant d’abord sur l’étape de préplanification, qui comporte 3 segments :

  1. Déterminez la date à laquelle l’entreprise devra être entièrement opérationnelle à son nouvel emplacement. Pour ce faire, utilisez la méthode du « chemin critique ». Vous pourrez ainsi évaluer le temps qu’il vous faudra pour être prêt à cette date, en additionnant le temps que prendra chacune des étapes de préparation, de déménagement et d’installation;
     
  2. Établissez un budget de déménagement;
     
  3. Prévoyez méticuleusement chacune des étapes du déménagement, et déterminez le rôle de chacun lors du processus.

Procédez ensuite à la planification elle-même. Une série d’étapes doivent être considérées l’une après l’autre. 

Les étapes du déménagement

  1. Nommez un gestionnaire de projet
    Attribuez la responsabilité du déménagement à une seule personne qui s’en chargera idéalement à temps plein. C’est elle qui connaîtra dans le détail tous les aspects du déménagement et sera responsable des décisions. Son rôle et ses responsabilités doivent être connus de tous les membres du personnel afin de garantir leur collaboration. Assurez-vous d’ailleurs que cette personne disposera de tous les outils de communication nécessaires pour rejoindre efficacement et rapidement l’ensemble de l’équipe. Une fois cette responsabilité déléguée, l’essentiel de votre travail est fait. Le problème devient celui de ce chef d’orchestre. ;-)
     
  2. Déterminez la période et la date du déménagement
    Cette décision aura un impact sur le roulement des affaires. On privilégiera évidemment une période de l’année où les employés sont moins sollicités qu’à l’habitude. De nombreuses entreprises préfèrent aussi déménager le weekend afin de minimiser l’impact du processus sur leurs activités. Déterminez aussi comment limiter l’impact du déménagement sur vos activités commerciales et votre service à la clientèle.
     
  3. Dressez une liste de vérification 
    Le ou la gestionnaire de projet établira une liste de vérification. C’est un essentiel qu’il faut assembler avec minutie, jour après jour… puis surtout utiliser avant, et pendant le déménagement.
     
  4. Informez les fournisseurs de services essentiels
    Longtemps avant le jour J, contactez les fournisseurs de services pour lesquels le temps d’attente peut parfois être long. On pense à Hydro Québec et  Gaz Metro, d’une part, mais aussi aux entreprises qui effectueront des travaux de réfection et de peinture, des branchements électriques, téléphoniques et/ou de câble.

    Système téléphonique 
    Prendre des dispositions avec votre fournisseur (Bell, par exemple) pour faire suivre vos appels au nouvel emplacement. Il en va de même avec votre fournisseur de services téléphoniques interurbains s’il est différent.

    Système informatique
    Assurez-vous que tous les besoins informatiques seront comblés tant en ce qui concerne le service technique, l’équipement, le câblage et les étagères dans la salle des serveurs.

    Courrier
    Avisez Postes Canada de votre changement d’adresse et prenez toutes les dispositions nécessaires pour que le service de livraison ne soit pas interrompu.
     
  5. Sélectionnez une entreprise de déménagement
    Dénicher de trois à six entreprises que vous soumettrez ensuite à une entrevue. Le coût de l’opération est à considérer, mais pas uniquement. Sélectionnez aussi l’entreprise en fonction de son savoir-faire, et de la facilité avec laquelle vous pouvez entrer en communication avec elle.
     
  6. Ciblez les étapes critiques 
    Doit-on démonter de l’équipement, puis le remonter au nouvel emplacement? Cette opération nécessite-t-elle un spécialiste? Est-ce qu’une pièce d’équipement est très volumineuse et nécessitera un transport particulier? …et sait-on seulement par où la faire entrer? Comme dans un déménagement régulier, il faut penser aux gros morceaux avant de se concentrer sur les petites boîtes, parce que ce sont ces éléments qui risquent de freiner l’opération.
     
  7. Assemblez un plan d’aménagement 
    En collaboration avec la société de transport choisie, préparez un plan d’aménagement des unités de production et de l’entrepôt afin de maximiser l’occupation de votre nouvel espace. Il en va de même pour l’organisation des bureaux et du rayonnage.
     
  8. Préparez les nouveaux outils de présentation et de marketing
    Commandez de nouvelles cartes professionnelles et de nouveaux articles de papeterie. Modifiez aussi votre adresse sur votre site Web, ainsi que sur les médias sociaux et votre page d’affaires Google. N’oubliez pas de mettre à jour votre signature de courriel, aussi.
     
  9. Gérez la sécurité des nouvelles installations
    Choisissez et installez un système d’alarme avant le déménagement. Faites le tour de la nouvelle installation avec la police afin de vérifier la sûreté de l’édifice et la sécurité des employés. Demandez à une personne du service local des incendies de déterminer le type et le nombre d’extincteurs requis et à quel endroit les installer.
     
  10. Préparez un plan d’évacuation
    Établissez un plan d’évacuation d’urgence et organisez des exercices au cours des premières semaines d’occupation des nouveaux locaux.
     
  11. Pensez aux premiers soins 
    S’il y a une salle de premiers soins, équipez-la avec le matériel et les fournitures nécessaires telles qu'un poste de lavage des yeux et du matériel de premiers soins, en plus d’un registre des accidents et d’un registre du matériel utilisé.
     
  12. Protégez-vous le temps du déménagement 
    Recourez aux services d’une agence de sécurité afin de compter sur un ou des gardiens durant la période où des sous-traitants se trouvent dans le nouvel édifice en l’absence du personnel de l’entreprise.
     
  13. Gérez mobilier et accessoires astucieusement 
    Récupérez autant de mobilier de bureau que possible, et vendez le surplus. Dressez ensuite une liste de ce qui doit être acheté.
     
  14. Pensez à l’affichage
    Renseignez-vous sur ce que le propriétaire de l’édifice et la municipalité permettent en matière d’affichage d’une enseigne sur l’immeuble ou sur un poteau. Prévoyez aussi des panneaux indicateurs pour le stationnement ainsi que la livraison. Enfin, déterminez comment sera faite la signalisation à l’intérieur du bâtiment, et assurez-vous que les panneaux soient bilingues ou reposent sur des pictogrammes clairs.
     
  15. Préparez l’inauguration
    Déterminez à l’avance, quelques jours après le déménagement, une date d’ouverture officielle et conviez partenaires et clients.

Voilà, vous avez maintenant en main tout ce qu’il vous faut pour procéder. Bonne chance!

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Ce texte a été rédigé par John Burrascano, commissaire industriel chez PME MTL West-Island